小規模企業での効率の良いオフィスレイアウトとは


小規模企業での効率の良いオフィスレイアウトをつくるには、効率の良いオフィスとはどんなオフィスなのか、オフィスに必要なスペースとオフィスを構成するスペースにはどんなものがあるかを知り、自社に必要なスペースは何かを検討することから始まります。

効率の良いオフィスレイアウトを構築し、快適なオフィス空間をつくりましょう。




効率の良いオフィスの要件

必要なスペースの設置

効率の良い仕事を行うためには、オフィスの環境はとても重要です。

テレワークが推進される中で、オフィスに求められる役割や機能は大きく変わってきています。

オフィスという場で働くにあたって、執務中はもちろん執務外のランチや休憩・業務に関わる学びの場なども従業員の業務効率を上げる要素になります。どんなスペースが必要かは、業種や業態、働き方によって変わってきます。

小規模企業では、使用できるスペースが限られていることも多いため、無駄なスペースを作らず、効率の良いオフィスレイアウトを行うことが必要です。

自社に必要なスペースがきちんと確保できているかを見直し、業務効率アップにつながる快適なオフィスづくりを行いましょう。


適切なデスクレイアウト

効率の良いオフィスを実現するためには、執務スペースのデスクレイアウトはとても重要になります。

業種や職種によって、また部署や部門によって、固定席が良いのか、フリーアドレス制が良いのか、どちらも取り入れた混合型が良いのかを検討する必要があります。

デスクのレイアウトを考える際には、オフィスレイアウトの基本を知ったうえで検討しましょう。


適切なデスクレイアウト
適切なデスクレイアウト
適切なデスクレイアウト
適切なデスクレイアウト

快適な環境


業務に集中できるスペースの確保

 ・1人用ブースの採用

 ・デスクトップパネルの設置


移動効率の良い動線計画

 ・各部署・部門の近接度調査

 ・各スペースの配置計画


作業効率をアップするオフィス家具の選定

 ・デスクの種類

   平デスク、片・両袖デスク、上下昇降デスク、フリーアドレスデスク。。。

 ・チェアの機能

   ランバーサポート:背骨のS字形状を保ち、理想的な姿勢をサポートする機能

   シンクロロッキング:座面と背もたれが個別に動くロッキング機能     など


心もカラダもリラックスできるスペースの設置

 ・リフレッシュスペースの設置

 ・執務以外のスペースの充実

 ・コミュニケーションを活発にする仕掛けやスペースの設置    など



オフィスを構成するスペース

オフィスの構成

オフィスと一言で言っても、オフィス内にはさまざまなスペースがあります。

主には

 ・執務面積:64%

   オープンな執務スペースや個人ワーク用のブースなど執務用スペース

 ・業務支援面積:19%

   会議室や研修室、応接室などのスペース

 ・役員専用面積:6%

   役員執務室や役員会議室などの役員専用のスペース

 ・生活支援面積:5%

   リフレッシュルームや更衣室、食堂などのスペース

 ・情報管理面積:4%

   サーバールームや図書室・書庫などのスペース

 ・個室執務面積:ほぼ0%

   管理職用などの閉じた個室による執務スペース

 ・通路面積:2%

   有効スペース内の通路部分の面積


オフィスにおける1人あたりの面積は?

 オフィス全体:7.7㎡/人(席)

 執務面積:4.9㎡/人(席)


オフィスの構成

執務スペース

執務スペースは、多くの従業員が1日のほとんどの時間を過ごす場所になります。

効率の良いオフィスレイアウトを行い、快適なオフィス空間をつくるためには、執務スペースの整備は必須です。


 デスクサイズの主流は?

   1200mm以下のデスクを使用している企業が約6割。

 フリーアドレス制を採用している企業は?

   全体の50%近くがフリーアドレス制を採用。


フリーアドレス制を採用している場合、1人あたりのデスクサイズは小さくなる傾向があります。

またフリーアドレス導入に伴い、ペーパーレス化を進める必要もあります。ペーパーレス化を進めることで紙書類が減り、キャビネットが不要になり、無駄なスペース削減と新たなスペースを生み出すことにもつながります。

さらに上下昇降デスクの採用率は約1割となっており、働く環境への配慮が健康経営の観点からも意識が高まっている傾向にあります。

テレワークの推進に伴い、Web会議やWeb商談用の個人ブースの導入も進んでいます。


会議スペース

会議にはさまざまな目的の会議があります。

会議の目的に合わせて、会議スペースのオフィス家具・什器の種類を選択する必要があります。


会議の種類

  ・報告会議・意志決定会議・問題発見解決会議・アイデア出し会議・コーチング会議 など

会議スペースのタイプ

  ・大型テーブルタイプ・可動テーブルタイプ・フレキシブルタイプ など


会議の種類と用途に合った「会議室」の必要性

リフレッシュスペース

リフレッシュスペースには、休憩やリフレッシュしたり、従業員同士のコミュニケーションを活発にするなど、さまざまな役割があります。リフレッシュスペースの設置率は、年々増加傾向にあり、全体の8割程度になってきています。

近年では「健康経営」という考え方が広まってきており、従業員の健康に配慮する企業も増えてきています。


マグネットスペース

マグネットスペースとは、磁石に引き寄せられるように、自然と人が集まるスペースのことです。

マグネットスペースを設置するメリットとして、部署や部門を超えた従業員同士の偶発的なコミュニケーション・雑談の創出などがあります。特にフリーアドレス制を採用している企業では、マグネットスペースを意図的に設ける傾向にあります。

マグネットスペースは、テーブルやチェア、ホワイトボードなどを設置するだけなど、簡単に作ることもできます。またカフェやコピースペース、資料・展示スペースなどを併設することも有効です。




オフィスレイアウト



効率の良いオフィスレイアウトづくり

必要なスペースの洗い出し

自社に必要なスペースの洗い出しを行います。必要なスペースは業種・業態・職種などによって変わってきますので、従業員へのヒアリングも行いながら、どんなスペースが必要かを決定します。

効率の良いオフィスレイアウトを作るためには、計画を立てて実行し、効果測定を行って改善していくPDCAの考えが必要です。

各スペースに対して、どのような意図を持って設置するのか、どんな役割を果たし、どのような効果を期待するのかを明確にしておきましょう。


各スペースの面積の算出

必要なスペースがどの程度の広さが必要かを割り出しましょう。

執務スペースは、固定席○席・フリー席○席など、必要な席数+リフレッシュスペース・マグネットスペース・その他スペースを考慮して面積を算出します。

テレワークなどでフリーアドレス制を導入する場合は、出社率や在席率を設定し、面積を算出しましょう。

会議室や応接室は○名用など、想定の使用人数や使用用途、使用する家具什器の種類によって算出しましょう。


各スペースのゾーニング・動線計画

エントランスを起点に、執務スペース・応接スペース・会議スペース・リフレッシュスペースなど、各スペースへのアクセスをもとに動線計画を立てて、ゾーニングを行います。特に来客時に使用する応接室や会議室は、エントランスからのアクセスが良い場所に設置する必要があります。

ゾーニングを考える際には、部外者が重要スペースにアクセスできないようにするなど、セキュリティ面も考慮する必要があります。

セキュリティ面から外部の人が執務スペースを通るような動線は避けるのが良いでしょう。


オフィス家具・什器の選定

オフィス家具にはさまざまなメーカーや種類があります。

選定するオフィス家具の種類によって使い勝手が変わってきますので、各スペースの使用目的に合ったオフィス家具・什器の選定が必要になります。

特にデスクやチェアなど使用頻度や使用時間が長いものは、しっかりとした検討が必要です。


各スペースの役割の周知

実際に使用する従業員に対して、各スペースがどのような目的で、どのような役割・機能を期待して設置されているのか、どのように使用して欲しいかを周知しましょう。

特にリフレッシュスペースやマグネットスペースなどのコミュニケーションを活発にするために設置したスペースに対しては、しっかりと説明し周知することが必要です。雑談がはばかられるような環境ではコミュニケーションの活発化にはつながりません。雑談して良いのだという雰囲気づくりも大切です。

せっかくスペースを設置しても、使われないのであれば意味がありません。

効果的に使用してもらえるよう、各スペースの役割を従業員に周知することは重要です。



小規模企業において効率の良いオフィスレイアウトを考えることは、快適なオフィス空間をつくる重要なポイントです。

自社に適した効率の良いオフィスレイアウトを考えて、業務効率をアップし、従業員が快適に過ごせるようなオフィスにしましょう。

LINOFFULL

LINOFFULLでは、快適なオフィスづくりのお手伝いをしております。

オフィスのことなら何でもご相談ください。


お問い合わせ


関連記事