オフィスのレイアウト変更の手順と3つのポイント ~快適なオフィスに~


オフィスのレイアウト変更を行うことで、快適なオフィスをつくることができます。

オフィスのレイアウトに必要な要素は、それぞれの企業の業種や業態・働き方、どんなオフィスを目指すかによって変わってきます。

自社に必要なオフィスの役割は何かを明確にして、効率の良いオフィスのレイアウト変更を行い、働きやすい快適なオフィス空間を作りましょう。




レイアウト変更で目指すべき 快適なオフィスとは

快適なオフィスとはオフィスに求められる役割を果たしたうえで、効率良く業務が行えるように働く人たちを支援するオフィスです。

オフィスに求められる役割には、どんなものがあるでしょうか。


社内コミュニケーションの創出ができるオフィス

オフィスづくりにおいて、従業員同士のコミュニケーションの強化に関わることを、オフィスのコンセプトの1つとして取り組む企業は多くなってきています。

オフィスを、イノベーションを生み出す「知識創造の場」の交流拠点と捉え、組織として新たな価値を創造していくための取り組みが行われています。

コミュニケーションを創出させるためには、従業員同士の偶然の出会いを誘発させ、人と情報が自然に集まり、そこで発生する何気ない会話や雑談によって、新たなアイデアの発見や気づきを促す工夫が必要です。

例えば、オフィス内をオープン化することによって、他部署との交流を図れるようにしたり、各所に即席ミーティングができるスペースを設置したりするなど、があります。


従業員が集うハブとしての機能を果たすオフィス

オフィスは従業員同士のさまざまな情報交流の中で、新たな価値創造のための活動をサポートする役割を担っていく必要があります。

さらに企業理念や自社の技術、提供サービスなどを共有できる「ハブ」としての機能を果たすことが求められます。人や情報を積極的に交流させることで、イノベーションを推進しようとする企業の事例も増えてきています。

オフィスのハブとしての機能を強化することが、イノベーションにつながるキッカケにもなるのです。

オフィス空間のオープン化や打ち合わせスペースやライブラリーなどの情報の共有化、カフェやリフレッシュスペースでの積極的な交流のサポートなど、イノベーションを支える活動と仕組みを用意することが大切です。


業務に合わせて働ける場があるオフィス

それぞれの業務特性や働き方に合わせて働ける場を提供することも、快適なオフィスの役割の一つです。

フリーアドレス制を導入し業務に応じて一部を固定席として運用したり、集中できる個人ワーク用ブースを設置したり、アイデア出しなどの情報共有スペースをつくるなど、働き方や業務の内容によって働ける場を選択できるようにすることが必要です。

このようなスペースを効果的に運用するためには、定期的に活用度のチェック・フィードバックを行い、活用度が低いスペースがある場合は、改善を行っていく必要があります。


従業員の健康に配慮したオフィス

従業員の健康促進に貢献し豊かな生活の支援を行うことは、全ての企業における共通の課題となっており健康経営への関心は一層高まっています。

その取り組みは、オフィス移転時などに実施される大規模な施策から、現状のオフィス内での日常的な取り組みまで、さまざまなものがあります。

オフィス内での活動量を増やすように、動線計画を工夫することや、スタンディングワークを可能とする上下昇降型デスクの導入、スタンドミーティング用テーブル・チェアの設置、軽いエクササイズができるスペースの設置など。

工夫次第では比較的容易に実施できる対策も多くあり、小さな事から導入する企業も増えてきており、従業員の健康に対する考え方が変わってきているといえます。


常に学べる環境のオフィス

企業を取り巻く環境や社会の状況は、常に変化しています。

環境や状況の変化を正しく知り、この先にどのように活かしていくのか、今後の活動にどのように結びつけていくのかは、企業にとってとても重要な視点になります。

従業員一人ひとりが常に「学ぶ」ことを通して、新たな知識を得て、それを成果に結びつけていくためには、得られた知識をもとに視野を広げながら、自身の専門性をより進化させていくことが求められます。

従業員が日常の業務の中で、学んでいくための工夫や先進的な情報に触れることができるような仕組みも必要です。



効率的なオフィスレイアウトは企業規模によっても変わってきます。

特に小規模企業においては、限られたスペースで効率の良いオフィスレイアウトを行う必要があります。



【関連記事】小規模企業の効率の良いオフィスレイアウトとは

小規模企業での効率の良いオフィスレイアウトとは



オフィスのレイアウト変更を考えるうえで重要な3つのポイント

オフィスのレイアウトを考えるうえで欠かせない重要なポイントは以下の3つです。


1.オフィスのコンセプトに沿ったレイアウトか

オフィスのレイアウトを考える際に、必要になってくるのが「オフィスのコンセプト」です。

どんなオフィス空間にするのかというオフィスのコンセプトを決めたうえで、そのコンセプトに沿ったレイアウトになっているかを確認する必要があります。

またオフィスに求める役割を果たせるレイアウトになっているかも大切なポイントです。企業によってオフィスに求める役割は変わってきますので、自社で必要なオフィスの役割が果たせるレイアウトになっているかを確認しましょう。


2.スムーズで効率的な業務の遂行が可能なレイアウトか

オフィスのレイアウト変更を考えるうえで、スムーズで効率的な業務の遂行が可能かどうかはとても重要なポイントです。

レイアウト変更を行う目的として、業務の効率化や動線の確保などがよくあげられます。スムーズな移動ができる動線が確保されているか、効率的な業務が行えるデスクやOA機器の配置になっているか、確認しましょう。


3.働く人にとって快適な空間になっているか

オフィスのレイアウト変更は、働く人にとって快適な空間をつくるために行うものです。

働く人にとってどんなレイアウトが快適なのかを、事前に確認する必要があります。従業員にアンケートをとったり、ヒアリングを行うことでそこで働く人の意見を聞いておくと良いでしょう。

できるだけ従業員の意見を反映させたレイアウト変更を考えることがポイントになります。



レイアウト変更に必要なゾーニングと動線計画

レイアウト変更を考えるうえで必要になってくる「ゾーニング」と「動線計画」を解説します。


ゾーニング

ゾーニングとは、オフィスの有効スペース内に各機能スペース(執務スペース・会議室・応接室・リフレッシュスペースなど)を位置づけ、割り付けることです。

オフィス内のあらゆる機能が最も効率的に発揮できるように、最適なスペースの配置を計画することが大切です。

ゾーニングは、使用人数や用途に合った面積を割り出し、各機能スペース間のアクセス・近接関係などを考慮して設定します。

また、防災・安全性、建物の設備条件、情報セキュリティなども考慮することが重要です。

特に外部からの来客者が重要スペースに立ち入れないようなゾーニングにするなどのセキュリティ面を考慮することは重要です。


動線計画

オフィス内では、自分のワークスペースから会議室やリフレッシュスペース、OA機器や資料室など、さまざまな移動があります。

この移動を効率的にかつ他者の業務に支障がないように設定する必要があります。

動線計画によって、適切な通路の幅や長さ、人が滞留する部分の広さなどを考慮する必要があります。

動線計画においては、効率の良い移動も大切ですが、オフィスに求められる役割としてのコミュニケーションの創出なども含めて考慮する必要があります。




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レイアウト変更の手順

効率の良いオフィスレイアウト変更を行うためには、手順に従ってオフィスのレイアウトをつくっていくことが大切です。


必要スペースの洗い出し

オフィスには、執務スペースや会議室、ミーティングスペース、リフレッシュスペースなど、さまざまなスペースがあります。

自社に必要なスペースの洗い出しを行い、各スペースに必要な席数や広さを算出します。

執務スペース固定席:○席、フリーアドレス席:○席
会議室○席 × ○室
応接室○名 × ○室
ミーティングスペース○名 × ○室
リフレッシュスペース○席
資料室・ライブラリースペースラック○台分


各スペースの面積の算出

必要スペースの洗い出しで算出した席数や広さを具体的な面積に落とし込んでいきます。

全体の広さに対して不足する場合は、各スペースの優先順位を決めスペース配分を考慮します。

執務スペース○○㎡(○席分)
会議室○㎡(○席×○室)
応接室○○㎡(○名×○室)
ミーティングスペース○○㎡(○名×○室)
リフレッシュスペース○○㎡(○席分)


ゾーニング・動線の設定

オフィスを使用する従業員が通る主要な動線や、来客などの外部の人が使用する動線などを計画します。

エントランスから応接室・会議室へのアクセスや、執務スペースから各スペースへの移動など、動線計画は効率性にもつながります。

また、どのスペースを近くにする、もしくは離れた場所に配置する、などの配置計画も重要です。

音漏れを考慮し、応接室と執務スペースは隣り合わせにしない、などの工夫も必要です。


レイアウトの決定

必要なスペースをオフィスの形状に合わせて、レイアウトに落とし込みます。

各スペースの配置を決定する際には、ゾーニングや動線計画、配置計画を考慮します。

いくつかたたき台を作成し、より良いレイアウトにブラッシュアップしていきましょう。


事前準備

レイアウト変更を行う前に、事前準備をしっかり行っておくことが、スムーズなレイアウト変更を行うポイントです。


まずは以下のものを事前に用意しておきましょう。


  ・レイアウト図面(現状)

  ・レイアウト図面(変更後)

  ・ナンバリング用ラベルシール(ふせん等でも代用可ですが、はがれにくいものを用意しましょう)

  ・ダンボール(移動用)


ナンバリング図の作成

レイアウト変更前と変更後の図面の各家具・什器ひとつひとつに、ナンバーを振り分けていきます。

どこに何が移動するのかが、図面上でわかるようにします。どこに行くのか不明なものが発生しないように、レイアウト図面に記載がないものがないようにチェックしましょう。

実際にレイアウト変更を行う際のもとになるので、ナンバーの振り分けモレなどがないよう確認しましょう。


荷物まとめ

レイアウト変更に関わる場所にある荷物の整理が必要です。

特に書類などは、この際にきちんと整理を行い、必要なものだけを残すようにしましょう。

ダンボールにはナンバリングをして、行き先と何が入っているか分かるようにしておきます。


ナンバリング

レイアウト変更に関わる場所のデスクやチェア、キャビネットなど、動かすものはすべてナンバー管理をします。

ナンバリングがモレてしまうと、レイアウト変更後にどこにあったものなのかがわからなくなってしまうことがあります。

ナンバリング図をもとに、ナンバリング用ラベルシールにナンバーを書いていき、各什器にしっかりと貼り付けましょう。


レイアウト変更手順の決定

レイアウト変更には多くのオフィス家具・什器の移動を伴いますので、ある程度のスペースを確保する必要があります。

実際にレイアウト変更を行うことを想定して、シミュレーションをしておきましょう。

どこから始めるのかを考え、妨げになりそうなものは別の場所に移動させておくなどの必要があります。

図面上では分かりにくいですが、実際に物を動かすには少しゆとりがあると思うくらいのスペースを用意しておく必要があります。


レイアウト変更

レイアウト変更の手順に従って、レイアウト変更を行います。

ナンバリングされた什器やダンボールや荷物が、きちんとナンバー通りに仕分けされているかを確認しましょう。

また行き先が不明なものなどは、一纏めにしておき問い合わせ先を周知しておくようにしましょう。



レイアウト図面がない場合は、当社でもレイアウト図面を作成できます。

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まとめ


オフィスに求められる役割は、企業を取り巻く環境によって大きく変わります。それに伴い、効率の良いオフィスレイアウトも変わってきます。

効率の良いオフィスづくりを行うためには、その時に合ったオフィスのレイアウトにフレキシブルに変更していくことが必要です。

効率の良いオフィスをつくることによって、従業員が快適に過ごすことができることで作業の効率が上がったり、従業員の満足度アップにつながったりする、などのメリットがあります。

レイアウト変更をうまく活用して、効率の良いオフィス環境をつくり、快適なオフィス空間を目指しましょう。



オフィスのレイアウト変更は自社内で行うこともできますが、効率の良いレイアウト変更を行うのであれば、専門の業者に依頼することも可能です。

専門業者に任せることで、レイアウト変更にかかる時間も短縮できますし、専門のノウハウを活用することもできます。

業者に依頼することも検討してみるのもよいでしょう。


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