オフィスのレイアウト変更の手順と成功のポイント｜株式会社LINOFFULL｜東京都練馬区

オフィスのレイアウト変更は、単なるデスクの移動や什器の入れ替えではありません。

働き方が多様化する中、生産性向上・コミュニケーション活性化・企業ブランド強化を実現するための重要なプロジェクトです。

しかし、計画を立てずに進めてしまうと…

　・フリーアドレスが形骸化する

　・会議室不足が解消されない

　・工事や什器に無駄なコストがかかる

　・社員が使いこなせず、定着しない

などといった失敗も非常に多く見られるのが現状です。

そこで本記事では、オフィスレイアウトのプロが実際の現場で活用している

「成功するレイアウト変更の手順」と「押さえるべき３つのポイント」を解説します。

小規模オフィス～中規模オフィスまで対応できる実践的な内容なので、これから見直しを検討している担当者の方はぜひ参考にしてください。

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オフィスのレイアウト変更の最大の目的は、「業務効率の向上」と「コミュニケーションの改善」です。

　・動線を改善することで移動ムダが減る

　・共有スペースの家具配置を工夫することで打ち合わせが活性化

　・集中スペースを設けることで生産性が向上

など、レイアウト変更をすることによって、さまざまな効果やメリットがあります。

特に近年は「チームでの連携」を重視した職場が増えており、レイアウトひとつで日々の業務効率が大きく変わります。

オフィスの快適性は、社員のモチベーションや定着率に直結します。

　・自然光を取り入れる

　・エルゴノミクス（人間工学）に基づいたチェアやデスク

　・空調・照明を見直し、負担のない環境にする

など、近年は社員の健康に配慮する健康経営が重要視されるようになってきています。

このような改善に加えて、レイアウト変更によって「働きやすい動線」「過ごしやすい空間」を設計することが重要です。

来客対応の機会が多い企業では、エントランスや会議室の印象は非常に重要です。

　・洗練されたデザイン

　・ブランドカラーを取り入れたレイアウト

　・メッセージ性のある空間設計

これらを整えることで、企業イメージ向上にもつながります。

オフィスレイアウトは、適切な手順を踏むことが成功のカギとなります。

ここではプロの現場で、一般的に採用されている６つのステップを紹介します。

まずは今のオフィスが抱える課題を明確にします。

　・会議室が足りない／使われない

　・収納が少なく、書類があふれている

　・動線が悪く、移動がスムーズにできない

　・席が固定化され、コミュニケーションが生まれない

課題となるものは企業によってさまざまです。社員アンケートやヒアリングを取り入れることで、課題の優先順位が明確になります。

ゾーニングは、オフィスの”機能”を配置するプロセスです。

　・執務スペース

　・会議エリア

　・コミュニケーションエリア

　・リフレッシュスペース

　・収納／複合機周り

など、それぞれのスペースに関して「誰がどこで、どのような業務を行うか」を整理します。

そのうえで、さらに人の動きをシミュレーションし、

　・無駄な動線がないか

　・通路が混雑しないか

　・来客動線がスムーズが

など人の動きに関わる動線計画をしっかりと確認することが重要です。

１案だけで決めてしまうと、後からさまざまな問題が出てくることも多いため、最低３パターンのレイアウト案をつくることをオススメします。

パターンとして、以下のようなものが考えられます。

　・動線重視型

　・収納効率型

　・コミュニケーション重視型

　・席数優先型

このように特性の違うプランを比較検討することで、オフィスレイアウトの最適解が見えてきます。

レイアウト変更は、オフィス家具・什器費・工事費・配線費用など、さまざまな費用が発生します。

　・どこに予算を使うのが最も効果的か

　・段階的に進めるべきか（フェーズ分け）

　・休業なしで工事可能か

などを明確にしておきます。

計画が固まったら、いよいよ実施です。

　・電源・LAN線の引き直し

　・間仕切り工事

　・什器の搬入・設置

　・サイン（案内表示）の調整

業務に支障がないよう、夜間工事や休日工事を組み合わせてスケジュールします。

レイアウト変更は「導入したら終わり」ではありません。

　・会議室の利用率

　・フリーアドレスの利用率

　・執務エリアの定着度

　・社員満足度

などのKPI（効果指標）を設定し、効果を検証します。

定期的に改善を行うことで、レイアウトはより定着し成果が出やすくなります。

レイアウト変更を成功させるためには、「どんな働き方を実現したいか」を明確にすることが不可欠です。

　・集中重視なのか

　・コミュニケーション重視なのか

　・来客対応を強化したいのか

　・ハイブリットワークを定着させたいのか

コンセプトが曖昧だと、家具や設備の選定、ゾーニングがブレてしまい、失敗につながります。

業務の種類に応じたレイアウトを設計することが重要です。

　・電話が多い部署　→　半個室ブース

　・会議が多い部署　→　会議室の増設

　・クリエイティブ系　→　オープンスペース

　・ハイブリットワーク　→　スポット席

「誰が・どのように・どれくらい使うのか」という視点で空間を決めていきます。

快適性はレイアウトの”土台”です。

　・自然光の確保

　・温度・湿度の適正化

　・イスやデスクの高さ調整

　・リフレッシュスペースの確保

ストレスのない環境設計が、生産性・定着率の向上につながります。

→改善策

　・少人数ミーティング用の小会議室を増やす

　・オープンミーティングスペースを導入

　・予約システムを導入し、利用状況を可視化

→よくある原因

　・席の特性が偏っている（集中席・会話席の区別がない）

　・収納が不足

　・使用する席が固定化している

→改善策

　・エリアごとに目的を明確にする（集中／会話可／打合せ）

　・ロッカー・パーソナル収納の増設

　・フリーアドレス導入意図の説明

→改善策

　・通路幅を広げる

　・集中エリアとコミュニケーションエリアを分ける

　・複合機・コピー機の位置を見直す

・フリーアドレス導入

・オープンミーティングスペースを新設

・固定席を減らし、協働エリアを増やした

→結果

・社内の交流量が増加

・プロジェクト数が前年より増加

・収納を集約し、空間を確保

・動線を短縮し、無駄な移動を削減

・可動式家具で柔軟にレイアウト変更可能に

→結果

・作業効率が大幅アップ

・コミュニケーションが活性化

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収納が整理されると、デスク周りが広くなり、集中色も上がります。

・入口付近の動線を確保

・デスクの向きを揃えるだけでも印象が変わる

・会議スペースとの距離感を最適化

・キャスター付きデスク

・移動式ホワイトボード

・置くだけ間仕切り

小規模でも導入しやすく、短期間で改善ができます。

オフィスレイアウトの変更で成果を出すために必要なのは、

　・明確な目的設定

　・正しい手順

　・空間のコンセプト作り

　・働き方に合わせたレイアウト設計

　・導入後の効果測定と改善

これらを押さえることです。

オフィスのレイアウト変更を検討する際には、ぜひ参考にしてみてください。

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