オフィスの役割ーこれからのオフィスに求められること｜株式会社LINOFFULL｜東京都練馬区

テレワークの導入や働き方の多様化によって、オフィスを取り巻く環境は大きく変わってきています。

今までのオフィスでは対応しきれないことも出てきている中で、どのようなオフィスにしたら良いか悩んでいませんか？

オフィスの役割を明確にすることで、これからのオフィスには何が求められるのかを知ることができます。

オフィスにはどんな役割があるのか、これからのオフィスに求められることとは何か、どんなスペースがその役割を果たすのか、を詳しく解説します。

オフィスの役割には、具体的に以下の5つの要件が挙げられます。

テレワークの導入により雑談やコミュニケーションの時間が減ったと感じている人は増えています。

オフィスにおけるコミュニケーションの重要性はますます増していると言っていいでしょう。

偶発的なコミュニケーションを創出させるためには、従業員同士の偶然の出会いを誘発させることが必要です。

そこで何気ない会話が発生し、人と情報が自然に集まることで知識の交流を高め、新たな気づきやアイデアを思いつくきっかけをつくり出すことが目的となります。

たとえば、オフィス内をオープン化することによって、他部署との交流を図れるようにしたり、各所に即席ミーティングができるスペースを設置したりするなどがあります。

オフィスづくりにおいて、従業員同士のコミュニケーションの強化に関わることを、オフィスのコンセプトの1つとして取り組む企業はとても多くなってきています。

オフィスを、イノベーションを生み出す「知識創造の場」の交流拠点と捉え、組織として新たな価値を創造していくための取り組みが行われています。

オフィスは従業員同士のさまざまな情報交流の中で、新たな価値創造のための活動をサポートする役割を担っていく必要があります。

企業の理念や技術力、提供サービスなどを共有できる「ハブ」としての機能を果たすことが求められます。

テレワークなどが増えると、会社への帰属意識が薄くなってしまったり、企業理念や組織風土などが浸透しにくくなってしまうという懸念を持っている企業も多く、オフィスへ出社した時にはしっかりと「ハブ」として、情報共有できるようにする必要があります。

たとえば、打ち合わせスペースやライブラリーなどの業務支援機能を共有化したり、カフェやリフレッシュスペースでの積極的な交流のサポートを行うなど、企業側がイノベーションを支える活動と仕組みを用意することも大切です。

新たな知識創造や価値創造の強化を行うため、人や情報を積極的に交流させる“オープンイノベーション”を推進しているオフィスの事例も増えてきています。

それぞれの業務特性や働き方に合わせて働ける場を提供することもオフィスの役割の一つです。

たとえば、フリーアドレス制を導入し業務に応じて働く場を選ぶことができるようにしたり、集中できる個人ワーク用ブースを設置したり、アイデア出しなどの情報共有スペースをつくったりするなど、働き方や業務内容によって働ける場を選択できるようにすることが必要です。

このようなスペースを効果的に運用するためには、定期的に活用度のチェック・フィードバックを行い、活用度が低いスペースがある場合は、改善を行っていく必要があります。

従業員の健康促進に貢献し豊かな生活の支援を行うことは、全ての企業における共通の課題となっており健康経営への関心は一層高まっています。

その取り組みは、オフィス移転時などに実施される大規模な施策から、現状のオフィス内での日常的な取り組みまで、さまざまなものがあります。

たとえば、オフィス内での活動量を増やすように、動線計画を工夫することや、スタンディングワークを可能とする上下昇降型デスクの導入、スタンドミーティング用テーブル・チェアの設置、軽いエクササイズができるスペースの設置など、さまざまな工夫が可能です。

工夫次第では比較的容易に実施できる対策も多くあり、小さな事から導入する企業も増えてきており、社員の健康に対する考え方が変わってきているといえます。

企業を取り巻く環境や状況は、常に変化しています。

環境や状況の変化を正しく知り、この先にどのように活かしていくのか、今後の活動にどのように結びつけていくのかは、企業にとってとても重要な視点になります。

また、最近では「リスキリング」という言葉をよく聞きます。

従業員の新たなスキルアップや学び直しが必要とされています。

常に「学ぶ」ことを通して、新たな知識を得て、それを成果に結びつけていくためには、得られた知識をもとに視野を広げながら、自身の専門性をより進化させていくことが求められます。

社員が日常の業務の中で、学んでいくための工夫や先進的な情報に触れることができるような仕組みも必要です。

近年、オフィスを取り巻く環境は大きく変わり、オフィスの役割やあり方も変革が必要とされています。

働く人たちにとってのオフィスには、どんな役割が求められるのでしょうか。

今までのオフィスは、「単なる作業場所」として捉えられていましたが、近年のオフィスは「知識創造活動のための場」として捉えられるようになってきています。

特にコロナ以降、オフィスの役割やあり方は大きく変わりました。

新たなアイデアや気づきを得るには、従業員同士のコミュニケーションは欠かせません。

知識創造には、偶発的なコミュニケーションや気づきを得られる環境、感性を刺激したり知識を増やせる環境を企業側が整える必要があります。

テレワークが推進されることで「対面でのコミュニケーション」の重要性は一層高まってきています。

従業員それぞれが働きたい場所で働きながら、必要であればWeb会議を行う、といったスタイルでも、もちろんコミュニケーションは取れます。

しかし、雑談などのインフォーマルなコミュニケーションは生まれにくいのが現状です。

インフォーマルなコミュニケーションは、相手の意外な一面を知るきっかけになったり、相手の思考の傾向が分かったりすることで人間関係を友好的にすることができます。

それにより、業務遂行を円滑にすることができたり、働くモチベーションのアップにつながるなどのメリットがあります。

企業理念や経営理念を浸透させることは、とても重要です。

自社の向かう方向性をはっきりさせ、従業員の意識・価値観などが統一されることにより　組織としての一体感を生み出したり、組織風土や企業文化の形成が期待できる、意志決定の際の方向性の統一などが可能になります。

オフィスを企業の表現の場として利用することはとても有効的です。

働く場所の多様化が進んでいるからこそ、企業を表現することがこれからのオフィスにはとても重要なことだといえます。

近年、企業においては「健康経営」が求められるようになってきています。

健康経営とは、従業員の健康保持・増進への取り組みが、将来的に収益性などを高める投資であるという考えのもと、経営的な視点で考え戦略的に実践することです。

少子高齢化が進む日本において、働く世代が減少していく中で、従業員の健康管理を個人に任せず、企業が積極的に関与する健康経営に注目が集まっています。こうした健康経営を実践するためには、オフィスの環境の整備はとても重要な要素です。

従業員がイキイキと働き、パフォーマンスを最大限に発揮できる状態に導けるように、健康を保持・増進する行動を誘発するオフィスづくりを行うことが、生産性を向上させ、企業価値を高めることにつながります。

従業員の健康保持・増進への取り組みをサポートの一環としての場を担うことも、オフィスの役割の一つです。

企業が目指す働き方の姿や、そのためのオフィスづくりの課題や改善点、またその優先度はそれぞれの企業によって異なります。

重要なことは、ただ単に先端的な他社の取り組みを真似るのではなく、さまざまな事例からその目的と施策・成果を学び、どのような施策が自社にとって有効的であるかを知ることです。

そして、実施すべき施策を十分に考慮し、具体的な方策に進めていくことが重要です。

こうした施策により、何を変えようとしているのか、どう変えたいのか、何のために変えるのか、その目的を明確にし、オフィスづくりを行うことが大切です。

LINOFFULLでは、快適なオフィスづくりのお手伝いをしております。

オフィスのことなら何でもご相談ください。

関連記事