いま導入すべきフリーアドレスとは ~フリーアドレス導入のポイント~

求められるフリーアドレス


新型コロナ感染症対策としてのテレワーク推進が進められ、企業ではフレキシブルな働き方が求められるようになりました。

また、テレワークの課題も多く見えてきており、「働く場の重要性」に注目が集まっています。

オフィスに求められる役割や機能も変わり、テレワーク推進により在席率が低くなったオフィスの有効活用が求められています。


オフィスの有効活用のひとつとして、「フリーアドレスの導入」があります。

在席率が低くなり空席のデスクが多いと、そのスペースは使用されていないムダなスペースになってしまいます。

フリーアドレスを導入すれば、在席率に合わせて席数を設定し適切な席数のみを設けることで、余剰スペースを生み出し、

その余剰スペースをコミュニケーションやリフレッシュなどのスペースに変更することで、有効活用が可能になります。

まずは自社の在席率を調査し、フリーアドレス導入が有効なのかを検討しましょう。



フリーアドレス導入は有効か?


フリーアドレスとは、固定席を持たずに働く場所を自由に選んで仕事をするスタイルです。

フリーアドレスは、すべての人に向いている仕事のスタイルではありません。

フリーアドレスが向いている職種、適している業種、業務特性や、フリーアドレスのメリット・デメリットを理解し、自社でフリーアドレスを検討する際には、

さまざまな要素を含めて考えることが必要です。

向き不向きになど部門によってフリーアドレスを導入し、一部は固定席にするなど柔軟な導入方法を検討することも大切です。



フリーアドレスに適している職種・適さない職種

フリーアドレスに適している職種 

フリーアドレスに適さない職種 

・在席率が低い

・ペーパーレスが進んでいる(または進められる)

・モバイルPCで業務が可能

・さまざまな人とコミュニケーションを取る事がメリットになる。

・自らコミュニーションを取りに行ける人

・組織変更がよくある



・在席率が高い

・デスクトップ端末でしか業務が出来ない

・大量の紙文書を使用する

・社外秘などの情報を扱う

・特定の人ととのコミュニケションで完結する

・組織変更があまりない

フリーアドレスのメリット・デメリット

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスのデメリット

・部門や役職など立場を超えた交流が自然発生的に生まれやすい

・交流が盛んになることで、新しいアイデアや気づきが得られる

・プロジェクトやチームでの仕事がしやすくなる

・毎日、新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができる

・自律的な行動スタイルが身につく

・人の増減や組織変更時のレイアウト変更の必要がない

・効率的な業務のためにペーパーレス化が進む




・同じ部署のメンバーとの情報共有がしにくい

・部下の状況がわかりにくい

・組織への帰属意識が低くなる

・周りの環境の変化が大きく、集中を妨げられることもある

・いつの間にか仲の良いメンバーが集まり、固定席化してしまう

・落ち着いて過ごせる自分専用の場所がないことにストレスを感じる

・日常的に紙の書類を扱う人にとっては、効率が下がることもある

フリーアドレス導入のための重要なポイント

フリーアドレスを導入するにあたり、重要な要件となるのが「ワークスタイル」「マネジメント」「IoTツール・ネットワーク環境」です。


ワークスタイル

フリーアドレスのメリットを活かすためには、自分なりのワークスタイルを身につけることです。

紙書類を極力使わないような工夫や、部門や役職を超えた積極的なコミュニケーションを意識することなど、フリーアドレスでの働き方を前向きに捉え、

効率的なワークスタイルを常に変革していくことが必要になります。


マネジメント

従来のような、同じ時間・同じ場所で仕事をすることを前提としたマネジメントからの脱却が必要不可欠です。

集まって仕事をする曜日や時間を決める、毎朝ブリーフィングを行う、グループアドレスを採用する、などさまざまな工夫をして部下の状況を把握し、

マネジメントすることが重要になります。


IoTツール・ネットワーク環境

社内のネットワーク・Wi-Fi環境の整備が必要です。また、モバイルPC・スマホなどのIoTツールの適正化、勤怠管理やスケジューラーなど労務管理ツール・

在席管理や出社率などの管理ツールの導入など、フリーアドレスが効率的に運用されるように支援するツールの導入を検討することも大切です。



フリーアドレス導入のプロセス

①目的と範囲を明確化する

フリーアドレスを導入することによって、何を実現したいのか、何を期待しているのか、目的を明確にしましょう。

(例:コミュニケーション活性化による新たなアイデアの創出、面積削減によるコストダウン、新たな働き方の導入による生産性の向上、など)


また、オフィス全体をフリーアドレス化するのか、一部のみをフリーアドレス化するのか、フリーアドレスが適している職種やフリーアドレスのメリット・

デメリットを理解したうえで、検討しましょう。

(例:営業部は外出が多く、在席率が低いためフリーアドレスを導入。紙書類での仕事が多い事務系の部署は固定席のまま。など)


②具体的な運用方法の決定

上記で決めた目的を達成するために、具体的な運用方法を検討しましょう。

フリーアドレス導入に伴い、社員に分かりやすいように具体的な行動に落とし込み、フリーアドレスが効率よく運用できるように働きかけが必要です。

(例:書類等の個人の荷物は個人ロッカーへ片付ける、在席管理やスケジュール管理のためのツールを導入する、など)


③社員への説明

フリーアドレス導入の目的や意図を社員に分かりやすく説明し、導入後スムーズに業務が行えるようにしましょう。

新しい働き方やオフィスのコンセプトなどについても理解を深めてもらえると良いです。

社員説明会などを行い、導入後もサポートできる体制を整えることも大切です。


④フリーアドレスの導入

実際にフリーアドレスを導入します。

はじめは慣れない部分もあり、戸惑ってしまう社員もいるかもしれませんが、全社員がフリーアドレスの導入を前向きに捉え、積極的に行動できるようにサポート

していきましょう。


⑤運用方法のアップデート

フリーアドレス導入後、フリーアドレスが当初の目的や意図通りに運用されているかを定期的にチェックしておきましょう。

また効果測定や社員から定期的なヒアリングによる意見などをもとに、改善が必要なことは改善を行っていきましょう。

常に運用方法をアップデートする必要があります。



フリーアドレスの導入は、効率アップにつながるひとつの施策です。

しかし、フリーアドレスの効果を発揮させるには、適切な導入が必要です。

フリーアドレスのメリット・デメリットを理解し、どのように導入・運用していくのかを明確にし、全社員に共有し意識統一を図ることで会社全体としての

取り組みが重要になります。

効果的なフリーアドレスを導入し、効率的な働き方を推進しましょう。


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