フリーアドレス導入のメリットと効果｜株式会社LINOFFULL LINOFFULL｜東京都練馬区

フリーアドレスとは、オフィス内で固定席を持たずに働く場所を自由に選んで仕事をするスタイルです。

フリーアドレスを導入することが効果的な企業もあれば、そうでない企業もあります。自社にとってフリーアドレスを導入することが効果的なのか、しっかりと検討したうえで導入しましょう。

感染症対策としてテレワークの導入が推進され、企業ではフレキシブルな働き方が求められるようになりました。

また、テレワークにおける課題も多く見えてきており、「働く場の重要性」に注目が集まっています。オフィスに求められる役割や機能も変わり、テレワークの推進により在席率が低くなったオフィスの有効活用が求められています。

オフィススペースの有効活用のひとつとして、「フリーアドレスの導入」があります。

在席率が低くなり空席のデスクが多いと、そのスペースは使用されていないムダなスペースになってしまいます。

フリーアドレスを導入し、在席率に合わせて席数を設定、適切な席数のみを設けることで、余剰スペースを生み出します。その余剰スペースをコミュニケーションやリフレッシュのためのスペースなどに変更することで、スペースの有効活用が可能になります。

まずは自社の在席率を調査し、フリーアドレス導入が有効なのかを検討しましょう。

フリーアドレス導入前に、自社に必要なスペースは何か、オフィスのコンセプトなどを明確にしておくことが必要です。

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フリーアドレスを導入することによるメリット・デメリットにはどんなものがあるのでしょうか。フリーアドレスのメリット・デメリットを知ったうえで、導入の検討を行いましょう。

・部門や役職など立場を超えた交流が自然発生的に生まれやすい

・交流が盛んになることで、新しいアイデアや気づきが得られる

・プロジェクトやチームでの仕事がしやすくなる

・毎日、新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができる

・自律的な行動スタイルが身につく

・人の増減や組織変更時のレイアウト変更の必要がない

・効率的な業務のためにペーパーレス化が進む

・同じ部署のメンバーとの情報共有がしにくい

・部下の状況がわかりにくい

・組織への帰属意識が低くなる

・周りの環境の変化が大きく、集中を妨げられることもある

・いつの間にか仲の良いメンバーが集まり、固定席化してしまう

・落ち着いて過ごせる自分の場所がないことにストレスを感じる

・日常的に紙の書類を扱う人にとっては効率が下がることもある

フリーアドレスが適していない職種では、業務の効率が下がってしまうこともあるので、フリーアドレスが適している職種なのかをしっかりと検討しましょう。

・在席率が低い

・モバイルPCで業務が可能

・ペーパーレスが進んでいる（または進められる）

・多くの人とコミュニケーションを取る事がメリットになる

・自らコミュニケーションを取りに行ける人

・組織変更がよくある

・在席率が高い

・デスクトップ端末でしか業務が出来ない

・大量の紙文書を使用する

・特定の人とのコミュニケーションで完結する

・社外秘などの情報を扱う

・組織変更があまりない

フリーアドレス導入にはさまざまな効果があります。

　・オフィス全体のコミュニケーションの活発化

　・新たなアイデアの創出や気づきの発見

　・ペーパーレス化の推進

　・働き方の多様化の促進　など

しかし、フリーアドレスは、すべての人に向いている仕事のスタイルではありません。

フリーアドレスが向いている職種、適している業種、自社の業界特性や業務特性、フリーアドレスのメリット・デメリットを理解したうえで、自社でフリーアドレスを検討する際には、さまざまな要素を含めて考えることが必要です。

フリーアドレスに向いている部門のみにフリーアドレスを導入し、一部は固定席のままにするなど、柔軟な導入方法を検討することも大切です。

何よりも大切なのは、従業員が働きやすいオフィス環境を整え、業務効率向上を図り生産性アップにつなげ、働く人にとって快適なオフィス空間をつくることです。

フリーアドレス導入の効果を最大限にするためには、オフィスの環境やＩＣＴツール・ネットワーク環境の整備、働く人たちの意識改革なども欠かせません。

また単に環境だけを整えるだけでも不十分です。導入後もフリーアドレスが適切に運用できているかを定期的にチェックし、必要であれば改善を行っていくことも、効果をアップさせるポイントです。

フリーアドレスを導入するにあたって、まず必要になるのは物理的なオフィスの環境を整えることです。

フリーアドレスデスクは大型の天板でシームレスになっているため、１人の席幅が自由になります。隣の人との間隔が調整できるので、コミュニケーションをとったり、簡単な打ち合わせなどもしやすくなります。

また席に縛られないので、その時その時の状況や業務の内容によって、どの席が良いのか自由に選択できます。

フリーアドレスでは出社率に合わせて席数の設定をするため、従業員全員分の席は確保していない場合があります。

そのため、何にでも対応できるフレキシブルなスペースを用意しておくことが必要です。

簡易ミーティングやリフレッシュなどさまざまな用途で使えるスペースがあることで、従業員同士のコミュニケーションが増えるなどのメリットもあります。

フリーアドレスを導入すると問題になってくるのが、書類や荷物です。

基本はペーパーレス化を進めることが条件にはなってきますが、ある程度の書類や荷物の置き場所は確保しなければなりません。

鍵付きのパーソナルロッカーを設置することで、従業員も安心して使用できます。

フリーアドレス導入にあたっては、ＩＣＴツールやネットワークの環境を整備することもとても重要になってきます。

社内のネットワーク・Ｗｉ－Ｆｉ環境の整備は必須です。

また、モバイルＰＣ・スマホなどのＩｏＴツールの適正化、勤怠管理やスケジューラーなどの労務管理ツール・在席管理や出社率などの管理ツールの導入など、フリーアドレスが効率的に運用されるように支援するツールの導入を検討することも必要になります。

持ち運びができるモバイルＰＣやスマートフォンはいまや当たり前の存在になってきています。

便利になってきている分、気をつけなければとならないのがセキュリティです。会社として、モバイルＰＣの持ち出しやスマートフォンに関してのセキュリティ関連のルールを設け、従業員へのセキュリティ教育をしっかり行い、運用することが必要です。

クラウドストレージとは、インターネットを介して利用するデータの保管場所のこと。

フリーアドレス導入において、紙の書類などを減らしていくことは必須です。テレワークや在宅勤務を進めるためにもペーパーレスへの取り組みは欠かせません。

クラウドストレージを使用することでどこからでもアクセスができたり、不要な紙の書類をなくすことで保管スペースを削減することもできます。

クラウド電話（ＰＢＸ）とは、クラウド上にあるＰＢＸ（主装置）を通じて通話を行うシステムのこと。

スマートフォンに専用アプリをインストールすることで、会社番号での受発信ができるなどビジネスフォンとして使用できます。

外出先や在宅勤務でも、会社にかかってくる電話の対応が可能。また、こちらから発進する場合も会社番号を使えるので安心です。

オフィスにビジネスフォンを設置する必要がなくなることで、電話線の配線の必要なくなります。

固定席の場合は、部署や部門ごとに席があることがほとんどだったため、業務の共有や報告はスムーズに行えました。

しかし、フリーアドレスでは席が固定されていないため、情報の共有方法や報告体制を決めておく必要があります。

週１回部署ごとでのミーティングを行ったり、チャットツールを利用して常に情報共有や報告ができるようにしておくなど、管理が必要になります。

従業員同士のコミュニケーションは、良いアイデアや発想を促すためにとても大切な要素です。

コミュニケーションを活性化することは、企業にとってもとても有益なことです。

フリーアドレスのメリットは働く場所が固定されないこと。そのメリットを活かして、コミュニケーションが活発になるような仕掛けを行い、従業員同士のコミュニケーションの活性化を行いましょう。

フリーアドレスでは、紙の書類や荷物をできるだけ最小限にするために、ペーパーレス化を進めることが求められます。

ペーパーレス化の取り組みは会社全体で行うことが必要です。

ペーパーレス化には、紙やインクなど印刷にかかるコスト削減や紙書類の紛失防止によるセキュリティ対策、紙ゴミ削減による環境保護、紙書類の保管場所の削減など、さまざまなメリットがあります。

クラウドストレージを利用してオンラインでの文書管理を行ったり、社内文書や情報共有の際には紙ベースで行わず電子データで行うなど、さまざまな取り組みが求められます。

従来のような、同じ時間・同じ場所で仕事をすることを前提としたマネジメントからの脱却が必要不可欠です。

集まって仕事をする曜日や時間を決める、毎朝ブリーフィングを行う、グループアドレスを採用する、などさまざまな工夫をして部下の状況を把握し、マネジメントすることが重要になります。

フリーアドレスを導入することによって、何を実現したいのか、何を期待しているのか、目的を明確にしましょう。

（例：コミュニケーション活性化による新たなアイデアの創出、面積削減によるコストダウン、導入による生産性の向上、など）

また、オフィス全体をフリーアドレス化するのか、一部のみをフリーアドレス化するのか、フリーアドレスが適している職種やフリーアドレスのメリット・デメリットを理解したうえで、検討しましょう。

（例：営業部は外出が多く、在席率が低いためフリーアドレスを導入。紙書類での仕事が多い事務系の部署は固定席のまま。など）

上記で決めたフリーアドレス導入の目的を達成するために、具体的な運用方法を検討しましょう。

フリーアドレスの導入に伴い、従業員に分かりやすいように具体的な行動に落とし込み、フリーアドレスが効率よく運用できるような働きかけが必要です。

（例：書類等の個人の荷物は個人ロッカーへ片付ける、在席管理やスケジュール管理のためのツールを導入する、など）

フリーアドレス導入の目的や意図を従業員に分かりやすく説明し、導入後スムーズに業務が行えるようにしましょう。

新しい働き方やオフィスのコンセプトなどについても理解を深めてもらえるとより良いです。

説明会などを行い、導入後もサポートできる体制を整えておくことも大切です。

フリーアドレス導入にあたり、フリーアドレスデスクやパーソナルロッカーなどオフィス家具の選定や、フリーアドレスを効果的に運用できるレイアウトの作成、各スペースの配置を考え、レイアウト変更を行います。

実際にフリーアドレスを導入します。

はじめは慣れない部分もあり、戸惑ってしまう社員もいるかもしれませんが、全従業員がフリーアドレスの導入を前向きに捉え、積極的に行動できるようにサポートしていきましょう。

フリーアドレス導入後、フリーアドレスが当初の目的や意図通りに運用されているかを定期的にチェックしておきましょう。

また効果測定や従業員からの定期的なヒアリングによる意見などをもとに、改善が必要なことは改善を行っていきましょう。

フリーアドレスの効果をアップさせるには、現状の把握をしっかりと行い、常に運用方法をアップデートする必要があります。

フリーアドレスの導入は、業務の効率アップにつながる施策のひとつです。

フリーアドレスの効果を発揮させるには、重要なポイントを抑えたうえで、適切なプロセスでの導入が必要です。

フリーアドレスのメリット・デメリットを理解し、どのように導入・運用していくのかを明確にする。さらに全社で共有し意識統一を図ることで会社全体としての取り組みとすることが重要になります。

効果的なフリーアドレスを導入し、効率的なオフィス環境を整え、働く人にとって快適なオフィス空間を目指しましょう。

LINOFFULLでは、快適なオフィスづくりのお手伝いをしております。

オフィスのことなら何でもご相談ください。