オフィス移転のスケジュールとチェックリスト｜株式会社LINOFFULL｜東京都練馬区

オフィスの移転は、移転計画から物件探し、新オフィスのデザイン設計・レイアウトの決定、引越し作業など、移転完了まで長い期間を要します。移転計画から考えると半年以上かかるのが一般的といわれています。

オフィスの移転には、移転計画の立案や移転先オフィスのデザイン・レイアウトの作成、各業者への依頼や関係先への通知など多くの業務が発生します。

オフィス移転をスムーズに行うためには、綿密な計画・スケジュールを立て、しっかりとした体制を整えたうえで業務にモレがないように行う必要があります。

スケジュールを立てて、計画的にスムーズで効率的なオフィスの移転を行いましょう。

移転には、約６ヶ月程かかるといわれています。規模によっても変わってきますが、余裕を持った計画を立てましょう。

近年ではオフィスを経費ではなく、投資と考える企業が増えてきています。

オフィス移転を通じて、働き方を見直したり、課題解決のきっかけにしたり、オフィス移転にはさまざまなメリットがあります。

オフィス移転の方針を決定し、移転のメリットを最大限に活かしましょう。

移転方針の策定では、以下の内容を考慮しましょう。

　○移転目的の明確化

　　　移転の目的を明確にしておくことで、さまざまな事項を決定していくうえで重要な指標になります。

　○新オフィスのコンセプトの決定

　　　オフィスに求める役割や果たす機能を明らかにし、新オフィスのコンセプトを決めましょう。

　○現状の課題の洗い出し

　　　今オフィスにおいて課題となっていることを洗い出しましょう。

　○新オフィスで改善したい項目

　　　　現状の課題の洗い出しによって明らかになった課題の中から改善すべき内容をまとめます。

オフィス移転を決めてから実際に移転を行うまで、長い期間がかかります。

移転完了までの作業をスムーズに行うためには、事前の計画が大切になってきます。

以下の内容を踏まえて、移転計画を立案しましょう。

　○新オフィスでの業務開始予定日の決定

　　　新オフィスで業務を開始する日程を決めましょう。　

　○移転スケジュールの作成

　　　新オフィスでの業務開始時期から逆算して、スケジュールを作成します。

　○物件の選定条件

　　　移転先物件を選定する際の必要面積や立地条件などの条件の洗い出しを行い、まとめましょう。

　○移転にかかる費用・予算の確認

　　　物件に関わる費用・オフィス構築の費用・原状回復工事費など、移転に関わる全体の予算を把握しましょう。

各担当者を選出し、移転プロジェクトチームを編成し、移転に関しての体制づくりを行います。

移転には多くの業務がともない、関連する部署も多くなります。

各部署・部門から最低1人は参加できるようにすると、各部署・部門の負担軽減にもつながります。

また、移転に関する作業をスムーズに行えるようになります。

オフィス移転に対して、社員の理解を得て協力してもらえるようにするためには、社員に対して十分に説明することが求められます。

役割分担をしっかりと行い、各担当者が各部門の人たちとの調整を図る役割を担うことが、円滑なオフィス移転を行うポイントです。

移転先の物件の選定を行います。

移転計画で決めた「物件の選定条件」にもとづいて、物件探しを行い、比較・検討します。

内見の際には、実際の駅からの距離や周辺の環境、新オフィスのコンセプトやオフィス移転の目的が達成できるかなど、さまざまな面を考慮し検討しましょう。

オフィス移転の目的や新オフィスのコンセプトに沿って、オフィスに求める役割をきちんと果たせる物件を探しましょう。

移転計画と実施の進捗状況が管理できるように、基本となる工程表を作成し、工程の概要・期日・担当を明確にします。

スケジュールは、移転先オフィスの内装工事や新規家具・備品の搬入作業、移転物量などを考慮して計画する必要があります。

スケジュール計画作成のポイントは以下です。

　○移転範囲・移転人数・移転物量を把握する。

　○移転に必要な日数、各種工事、家具什器のレイアウト完了、情報システムの稼働などに必要な日数を確認する。

　○移転日、発注期限など厳守すべき期間・期日を明確にする。

　○各期日よりさかのぼって、作業に必要な期間を設定する。

新オフィスのプランニングを行います。

オフィスのコンセプトをもとに内装デザインの決定・レイアウトの作成を行います。

オフィスのプランニングは移転の目的が果たせる快適なオフィス空間をつくることが重要です。

実際に使用する社員からの意見や要望をヒアリングし、内容に盛り込むことも有効です。

ただし、すべての意見や要望を満たすことはできませんので、移転の目的に沿った優先順位を事前に明確にしておくことが必要になります。

また、移転先レイアウトを作成するにあたり、オフィスレイアウトの基本的な知識を身につけておくことも大切です。

オフィスのプランニングはオフィスの効率を左右するとても重要な要素になりますので、プロの業者に依頼するのがおすすめです。

入居計画とは、人とモノがいつどのように移転するかを計画することです。

移転に関連する工事業者や移転作業を委託する業者との打ち合わせにより、詳細のスケジュールを決定します。

各担当者の役割分担を明確にし、作業のヌケ・モレがないように事前の確認が必要です。

部門単位の移動物量や順序、エレベーター使用のタイムスケジュールなどの調整も考慮する必要があります。

入居計画に必要な項目は以下です。

　○入居人数・デスク数・レイアウトの確認と座席表の作成

　○移転先（階層・フロア内の場所）の確認

　○新規購入物、再利用物、廃棄処分物、他への流用物などの仕分け

　○部門単位の移動物量と必要日数の確認

　○移転順序の決定

　○搬入経路計画・エレベーター等機器の使用計画

移転物品の梱包やラベリング等、移転に向けて荷物の整理を行います。

社員に対し梱包方法やラベリングなど、移転準備の手順や期日を通達し、円滑な移転ができるよう促します。

物品の行先指示図、搬出入タイムスケジュールなどを作成し、実施要領・移転当日の各担当者の作業分担等の確認を徹底しましょう。

作業分担については、担当者ごとのタイムテーブル、担当者相互間の連携チャートやチェックリストを作成するなどし、十分な連携を図る必要があります。

また、新オフィスでスムーズに業務を開始できるよう運用マニュアルを作成し、事前に社員に周知するなどの工夫をすると良いです。

運用マニュアルは、新オフィスでの業務や生活に関する情報を整理し、意図通りにオフィスが使用されるために、設計コンセプトや各スペースの場所・機能、入退館の要領、情報ネットワークやICT活用、問い合わせ先などをとりまとめておくと良いです。

ホームページや会社案内・名刺等の印刷物の住所・電話番号の変更、移転挨拶状の作成を行い、取引先への移転通知の時期などは事前に関係部門と十分な調整を行い、来訪者や取引先との混乱を招かないよう対応することが必要です。

実際に移転を行います。

スケジュールにもとづき、各担当者に対し役割分担と作業進捗状況の確認を徹底させ、円滑かつ迅速な移転が行われるよう管理することが大切です。

当日は業者も入り、バタバタする事が多いので、事前の確認をしっかりと行っておくことがスムーズな作業につながります。

また、何か変更が生じた場合には、関係者との調整を迅速に行い対処する必要があります。

移転後には、関係官庁への届出が必要になります。

期限があるものもありますので、事前に確認をしておきましょう。

届出が必要なものは多岐にわたります。チェックリストを活用し、モレがないように対応しましょう。

オフィスの移転には、多くの時間と労力がかかります。

スムーズで効率的なオフィス移転を行うためには、しっかりとした事前の計画とモレのないタスク管理が重要です。

また、オフィス移転を成功させるには従業員の協力が不可欠です。

オフィスを移転する目的をしっかりと説明し、従業員の協力を得ることでスムーズな移転作業につながります。

さらに新しいオフィスが働く人にとって快適なオフィス空間であることは、オフィス移転の成功のカギといっても良いでしょう。

新しいオフィスのコンセプトや実現したい働き方に合ったオフィス環境を整えることで、快適なオフィス空間を目指しましょう。

LINOFFULLでは、快適なオフィスづくりのお手伝いをしております。

オフィスのことなら何でもご相談ください。