フリーアドレス導入に必要なオフィス環境の整備｜株式会社LINOFFULL｜東京都練馬区

フリーアドレスは出社率に合わせて席数の設定をするため、スペースの効率化を図れるなどさまざまなメリットがあります。

しかし、フリーアドレスを導入するには同時に環境を整備することが必要になってきます。

フリーアドレスを効率的にするためには、どんな環境を整えるべきなのでしょうか。

フリーアドレスデスクは大型の天板でシームレスになっているため、1人の席幅が自由になります。隣の人との間隔が調整できるので、

コミュニケーションをとったり、簡単な打ち合わせなどもしやすくなります。

また席に縛られないので、その時その時の状況や業務の内容によって、どの席が良いか自由に選択できます。

フリーアドレスでは出社率に合わせて席数の設定をするため、従業員全員分の席は確保していない場合があります。

そのため、何にでも対応できるフレキシブルなスペースを用意しておくことが必要です。

簡易ミーティングやリフレッシュなどさまざまな用途で使えるスペースがあることで、従業員同士のコミュニケーションが増えるなどのメリットもあります。

基本はペーパーレス化を進めることが条件にはなってきますが、ある程度の書類や荷物の置き場所は確保しなければなりません。

鍵付きのパーソナルロッカーを設置することで、従業員も安心して使用できます。

持ち運びができるモバイルPCやスマートフォンはいまや当たり前の存在になってきています。

便利になってきている分、気を付けなければならないのがセキュリティです。会社として、モバイルPCの持ち出しやスマートフォンに関してのセキュリティ関連のルールを設け、従業員へのセキュリティ教育をしっかり行い、運用することが必要です。

クラウドストレージとは、インターネットを介して利用するデータの保管場所のこと。

フリーアドレス導入において、紙の書類などを減らしていくことは必須です。テレワークや在宅勤務を進めるためにもペーパーレスへの取り組みは欠かせません。

クラウドストレージを使用することでどこからでもアクセスができたり、不要な紙の書類をなくすことで保管スペースを削減することもできます。

クラウド電話（PBX）とは、クラウド上にあるPBX（主装置）を通じて通話を行うシステムのこと。

スマートフォンに専用アプリをインストールすることで、会社番号での受発信ができるなどビジネスフォンとして使用できます。

外出先や在宅勤務でも、会社にかかってくる電話の対応が可能。また、こちらから発信する場合も会社番号を使えるので安心です。

オフィスにビジネスフォンを設置する必要がなくなることで、電話線の配線も必要なくなります。

働く人たちの働き方への意識を変え、フリーアドレスの導入の意図や目的を知り、実際の行動として移すことが大切です。

固定席の場合は、部署や部門ごとに席があることがほとんどだったため、業務の共有や報告はスムーズに行えました。

しかし、フリーアドレスでは席が固定されていないため、情報の共有方法や報告体制を決めておく必要があります。

週１回部署ごとでのミーティングを行ったり、チャットツールを利用して常に情報共有や報告ができるようにしておくなど、管理が必要になります。

従業員同士のコミュニケーションは、良いアイデアや発想を促すためにとても大切な要素です。

コミュニケーションを活性化にすることは、企業にとってもとても有益なことです。

フリーアドレスのメリットは働く場所が固定されないこと。そのメリットを活かして、コミュニケーションが活発になるような仕掛けを行い、従業員同士のコミュニケーションの活性化を行いましょう。

ペーパーレス化の取り組みは会社全体で行うことが必要です。

ペーパーレス化には、紙やインクなど印刷にかかるコスト削減や紙書類の紛失防止によるセキュリティ対策、紙ゴミ削減による環境保護、紙書類の保管場所の削減など、さまざまなメリットがあります。

クラウドストレージを利用してオンラインでの文書管理を行ったり、社内文書や情報共有の際には紙ベースで行わず電子データで行うなど、さまざまな取り組みが求められます。

複合機のスキャナー機能を使用して、紙の書類を電子化。

電子化することで外出先やモバイルでの書類の確認ができたり、在宅勤務でもデータの確認ができます。

複合機には、スキャン時に発生しがちな原稿の傾きを補正する機能や白紙のページを除去する機能などが備わっており、見やすいデータの保存が可能です。

受信したFAX文書を、PDFデータとして保存できる機能です。

FAXの内容を確認してから出力を選択することができるので、ムダな印刷コストの削減ができます。

また受信したFAXをメールで転送することもでき、オフィスにいなくてもFAXの内容を確認することができます。

モバイル連携アプリを使用することで、スマートフォンからダイレクトに複合機からデータの出力を行うことができます。

複合機でスキャンしたデータを直接モバイル端末に取り込むことも可能です。

LINOFFULLでは、快適なオフィスづくりのお手伝いをしております。

オフィスのことなら何でもご相談ください。