複合機の選び方
複合機の選び方｜小規模オフィスに最適な１台を選ぶポイントと最新機能を解説
オフィスで欠かせない設備のひとつ「複合機」。
しかし、いざ入れ替えや新規導入を検討しようとすると、
・料金体系が複雑
・機能、性能の違いがよくわからない
・どのメーカーを選べばいいのか迷う
といった悩みが多く、小規模オフィスでは特に「最適な１台」を選ぶのに苦労しがちです。
本記事では、小規模オフィスに最適な複合機の選び方を、プロの視点で分かりやすく解説します。
初めての導入でも失敗しないために、料金・機能・サポートまでしっかり整理していきます。
１．複合機選びで失敗しがちな３つのポイント
複合機のトラブル相談を受けていると、以下の３つのパターンで悩む企業が多い印象です。
印刷量に対してスペックが合っていない
月間印刷枚数が多いのに、低価格モデルを使っていたり、その逆で印刷量が少ないのに高性能モデルを選んでいたりすると…
・紙詰まりが増える
・故障しやすくなる
・月額費用が割高になる
といった問題が起きる可能性が高まります。
カウンター料金（印刷コスト）が適正でない
複合機のランニングコストの大半は、「カウンター料金（１枚あたりの印刷単価）」です。
この料金を適正にしないと、印刷コストが高くなってしまったり、モノクロ印刷でも費用がかさんだりと、運用する面での費用に関わります。
サポート体制が弱くトラブル時に止まる
複合機は「壊れない機器」ではありません。
日常的に紙・トナー・熱を扱うため、消耗やトラブルが起こるのは当たり前です。
サポートが弱い販売店から購入してしまうと、以下のリスクが発生します。
・修理に２～３日待たされる
・来ない、対応が遅い
・相談しても適格な回答を得られない
業務が数時間止まるだけで、小規模きぎょうにとっては大きな損失です。
２．小規模オフィスに最適な複合機を選ぶポイント
ここからは「失敗しない選び方」を具体的に解説します。
月間印刷枚数に合わせて選ぶ
まず押さえるべきは「印刷量（コピー＋プリント＋FAXの出力）」です。
▼目安
・月1,000枚以下 → 小規模向けコンパクトモデル
・1,000～3,000枚 → 一般的な中小企業向けモデル
・3,000～10,000枚 → ハイスペックモデル（高速タイプ）
印刷量に合っていないスペックを選ぶと、費用もトラブルも増えるため、しっかりと自社の印刷量を確認した上で選ぶことが必要です。
カウンター料金の適性をチェックする
複合機のランニングコストは「モノクロ」と「カラー」で大きく変わります。
▼一般的な相場（中小企業向け）
・モノクロ：0.8～3.0円／枚
・カラー：8～15円／枚
激安をうたう販売店の場合、後から「トナー代」「保守費」で割高になるパターンがあります。「トータルコスト」判断することがポイントです。
印刷スピード（毎分の印刷枚数）を確認する
小規模オフィスでも、印刷が重なると意外とストレスが溜まります。
▼印刷スピードの目安
・20枚／分：小規模向け（少人数）
・25～35枚／分：一般的な事務所で使いやすい
・40枚以上：部署や拠点、印刷枚数が多い会社向け
特に請求書や見積書などが多い業種では、20枚／分以下だと遅いと感じてしまうかもしれません。
スキャン性能（ADF・両面スキャン）が重要
スキャンをよく使う企業ほど、複合機の”使い勝手の差”を感じます。
▼チェックすべきポイント
・ADF（自動原稿送り）の速さ
・両面スキャンの有無
・読み取り時の画質・精度
スキャン業務が多い企業は、「ADFが遅い＝業務時間が延びる」ことと直結するため、ここは重視する必要があります。
Wi-Fi対応やモバイル印刷が必要か
小規模オフィスでは配線が取りづらいケースも多いため、無線LAN対応やスマホ印刷対応は便利な機能です。
無線LAN対応であれば配線工事が不要になったり、モバイル印刷対応であればパソコンがなくてもスマホからの印刷が可能です。
リモートワークや営業職などが多い企業では、活躍する機能です。
3．最新の複合機に搭載されている便利な機能
ここでは、最新機器に搭載されている「業務改善に役立つ機能」をご紹介します。
クラウド連携スキャン（Google Drive / One Drive / Box など）
スキャンしたデータを直接クラウドに保存できるため、以下のようなメリットが生まれます。
・ペーパーレス化が進む
・外出先から資料を確認できる
・ファイル共有が簡単
関連記事：複合機を活用したペーパーレス化完全ガイド
セキュリティ機能（ICカード認証など）
最近は情報漏洩対策として、ICカードをかざさないと印刷できなかったり、印刷した人のログが取れるといった機能がよく使われるようになっています。
小規模企業でもセキュリティ対策は必須になってきています。
4．複合機の導入方法｜リース・レンタル・購入の違い
よく聞かれる質問に「リースとレンタルは何が違うの？」というものがあります。それぞれの特徴を整理しました。
用途・期間に合わせて導入方法を決めることが大切です。
リース（5～7年契約が一般的）
・月額費用で導入しやすい
・最新機器に入れ替えしやすい
・契約途中での解約は不可
・中小企業で最も一般的
レンタル（月～年単位で契約）
・短期間利用に向いている
・解約が柔軟
・長期だと割高になる場合も
購入（一括支払い）
・長期的には安くなる場合も
・ただし初期コストが大きい
・保守契約が別途必要
5．複合機の見積りでチェックすべき項目
導入までに必ず確認すべき項目をまとめました。
✔ カウンター料金（モノクロ／カラー）
✔ スキャンの性能（ADF速度・両面）
✔ 初期費用・搬入費
✔ 保守対応のスピード
✔ リース期間・中途解約の条件
✔ 必要ないオプションが入っていないか
まとめ｜複合機選びは "スペックよりも業務に合っているか" が重要
複合機の導入は単なる機器選びではなく、「会社の業務フロー改善」に直結します。
大切なのは、あなたの会社の使い方に合っているかどうかです。
・印刷量に合った機種
・使う機能だけ選ぶ
・コストとサポートのバランス
・最新機種で業務効率化
などのポイントを押さえて、自社に合った１台を選ぶことが重要です。
