複合機を活用したペーパーレス化完全ガイド｜株式会社LINOFFULL｜東京都練馬区

ペーパーレス化は、複合機という最も身近なOA機器を活用することで、今すぐにでも始められるDXの取り組みの一つです。

まずはできるところから始めてみましょう。

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紙中心の業務には、次のような課題があります。

　・書類を探すのに時間がかかる

　・印刷・保管コストが積み重なる

　・情報共有が属人化しやすい

　・法改正により電子データでの保管が必要

　・テレワークや外出先で仕事ができない

これらは一つひとつは小さな問題に見えても、日々の業務時間・人件費として確実に会社の負担になっています。

一方、ペーパーレス化は「すべてを電子化すること」ではありません。

中小企業にとってのペーパーレス化の最大の目的は、紙と電子を上手に使い分け、業務をラクにすることです。

現代の複合機は「高機能スキャナー」であり、「デジタル化の入り口」です。

ペーパーレス化というと大掛かりなシステム導入を連想しがちですが、まずは身近な複合機を使いこなすことがデジタル化の最短ルートになります。

スキャンしたデータをPCの共有フォルダやGoogle Drive ／ One Driveなどのクラウドストレージへ直接保存する機能。

PCを経由せずにデータの共有が可能になり、リモートワークや外出先からのアクセス・共有を可能にします。

単なる画像データではなく、文字検索が可能なテキストデータ（PDF）として保存する機能。

WordやExcelへの変換機能もあります。またメーカーによってはAIを活用して、より高精度のデータ変換を可能にしています。

パソコンで作成した文書を印刷せず、パソコンから複合機経由で直接FAX送信を行う機能。

また受信したFAXを出力せず、PDFなどの電子データとして保存・転送する機能もあります。

紙の両面に印刷したり、1枚の紙に集約して印刷する機能。

これらを活用することで、紙の使用量を減らすことができ、ペーパーレス化につながります。

用紙代や印刷コスト（カウンター料金など）が削減できる。

オフィス内の棚や倉庫が不要になることによる、賃料が削減できる。

書類を探す時間がゼロになることで、そこにかかる時間が削減できる。

どこからでも必要な情報にアクセスできるようになり、柔軟な働き方が可能になります。

承認フローや情報共有が電子化され、タイムラグなく業務が進むようになります。

紙の紛失・盗難リスクがなくなり、アクセス権限設定により情報漏洩のリスクを低減することができます。

ペーパーレス化で最も多い失敗は、いきなりすべての書類を電子化しようとすることです。

まずは、現在どのような紙業務があるのかを整理する必要があります。

今行っている業務で、紙書類でのやり取りが基本になっているものを洗い出します。

次に洗い出した紙業務を、以下の3つに分類しましょう。

A.保管義務があるもの（請求書、領収書、契約書など）

法律で保管期間が決まっているもの。デジタル化の優先順位が最も高い書類です。

B.頻繁に参照・更新するもの（マニュアル、図面、顧客名簿など）

デジタル化することで、検索スピードが上がり、業務効率が劇的な改善が見込める書類です。

C.過去の遺産（古い資料、会議のメモなど）

「念のため取ってある」だけのもの。こちらはデジタル化よりも、整理して廃棄も考える必要がある書類です。

まずは現状把握で洗い出した「紙業務」の中から、ペーパーレス化する業務を決めましょう。

最初に電子化する書類としてオススメするのは、「使う頻度が高い書類」や「印刷枚数が多い書類」です。

事前の現状把握で分類した、「B.頻繁に参照・更新するもの」は比較的取り組みやすい書類です。

まずは、見積書や社内共有用の資料などから始めるのが良いでしょう。

ペーパーレス化がうまくいかない原因の一つに、ルールが曖昧なまま始めてしまうことがあります。

最低限、以下のルールは決めておく必要があります。

・ファイル名：データ化後に検索しやすいように、ファイル名の統一ルールを定めておきましょう。

・保存場所：電子化したデータの保存先の場所を明確にしておきましょう。

・階層の設計：誰でも迷わず保存・検索できるように、フォルダの階層をシンプルに分かりやすくする。

ルールは細かくしすぎず、誰でも守れるシンプルな内容にすることがポイントです。

紙を電子化する際の要になるのが、スキャン環境です。

複合機には、PDF化、OCR（文字認識）機能、フォルダ送信、といった機能があります。

現場に合った設定を行うことで、ペーパーレス化の効率や定着率も上がる場合があります。

現在の複合機の設定の見直しから、効率的なスキャン方法の指導、ペーパーレス化に役立つ機能など、さまざまな機能があります。

まずは複合機を知り尽くしたプロに相談してみましょう。

電子化したデータの保存先は、大きく分けて2つです。

・クラウドストレージ

・社内サーバー・共有フォルダ

中小企業では、初期費用を抑えやすいことや社外からもアクセスできることなどのメリットも多い「クラウドストレージ」を使う企業が増えています。

重要なのは、「誰が・いつ・どこから使うか」を基準に選ぶことです。

すべての紙を電子化し、処分できるわけではありません。

「原本保存が必要な書類」や「法的に保管義務がある書類」なども存在します。

そのため、紙で残す書類と電子のみで管理する書類を明確に分けることが重要です。

どちらかを決めたら、その運用方法に従って管理しましょう。

念のため紙と電子どちらも保管する、というケースがありますが、どちらが正しいのか、どれが最新の情報なのか、分からなくなることが多いため、あまりオススメしません。

ペーパーレス化は、ルールを作って終わり、ではありません。

まずは、なぜペーパーレス化するのか、それによってどう変わるのか、を社内でしっかりと共有し協力が得られるようにすることが重要です。

ペーパーレス化への取り組みは、社内全体で行わないと進みません。

電子化ルールの周知や保存先の徹底など、社内で協力しペーパーレス化に取り組んでいく体制を整えましょう。

ペーパーレス化は一度で完成しません。

3ヶ月後や半年後といったタイミングで、定期的に見直す必要があります。

守られていないルールはないか、改善できる業務はないか、など使う側の立場に立った視点を持って見直しに取り組みましょう。

さらに少しずつ範囲を広げていくことが、ペーパーレス化を成功させるカギになります。

大量の書類を一気にデータ化する時には、スキャンの速度が重要になります。

スキャンする紙の重送を防ぎ、スームズにスキャンできる性能が必要です。

使用したいクラウドサービスとの連携機能が搭載されているのか、連携のしやすさなどを確認する必要があります。

ペーパーレス化は、きちんとしたステップを踏んで進めることが重要です。

またデジタル化が進む一方で、なかなか取り入れられていない中小企業は多く見受けられます。

オフィスには当たり前のように設置されている「複合機」という最も身近なOA機器を活用することで、今すぐにでも始められる取り組みです。

まずは「複合機」を活用した「ペーパーレス化」をはじめましょう。

「今の複合機でどこまでペーパーレス化ができるか分からない」

「うちの事務所に合った最適な設定方法を知りたい」 といったお悩みはありませんか？

練馬区に拠点を置く当社では、地域の中小企業様をサポートしてきた実績から、最適なOA機器の選定を行いご提案することができます。

現在のOA機器環境を見直し、御社の規模と課題に合わせた最適なペーパーレス化プランをご提案いたします。

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