オフィス移転のスケジュールとチェックリスト｜株式会社LINOFFULL｜東京都練馬区

オフィスの移転は、移転計画から物件探し、新オフィスのデザイン設計・レイアウトの決定、引越し作業など、移転完了まで長い期間を要します。移転計画から考えると半年以上かかるのが一般的といわれています。

オフィスの移転には、移転計画の立案や移転先オフィスのデザイン・レイアウトの作成、各業者への依頼や関係先への通知など多くの業務が発生します。

オフィス移転をスムーズに行うためには、綿密な計画・スケジュールを立て、しっかりとした体制を整えたうえで、チェックリストを活用するなど、業務にモレがないように行う必要があります。

オフィスの移転を成功させるには、通常業務に支障が出ないように、スムーズに効率良く移転作業を進めることが大切です。

そのためには、しっかりとした事前の計画やモレがないようにタスクの管理をすることが必要になります。

さらに移転先のオフィスでは、より効率的で働きやすいオフィス環境を整え、働く人にとって快適なオフィス空間にすることもオフィス移転における重要なポイントです。

オフィスの移転には多くの時間と労力がかかります。

通常業務を行いながらのオフィス移転は、従業員にとっても負担になることも多いため、できるだけスムーズで効率の良いオフィス移転を行うことが理想です。

そのためには事前の計画がとても重要なポイントになります。

計画には、移転のスケジュールはもちろん、移転にかかる費用の算出や人員体制などを盛り込む必要があります。

オフィスを移転する際には、多くのタスクが発生します。

特に通常業務に支障が出るようなモレの発生は防がなければなりません。また行政への届出など、企業として重要なタスクもありますので、しっかりとした管理が必要です。

モレがないようにタスクの管理を行うことは、スムーズなオフィス移転を行うためにとても大切です。

タスク管理表を作成し、誰がいつまでに何を行うかを明確にし、計画通りに進んでいない場合は確認できる体制をつくっておくことが重要です。

移転先のオフィスで実現したい働き方やオフィスのコンセプトをしっかりと構築しておくことは、快適なオフィス空間をつくるうえでとても重要です。

自社が表現したいオフィスコンセプトの設定や自社に必要なスペースの洗い出し、効率の良いレイアウトの作成、必要なオフィス家具の選定などは、快適なオフィス環境をつくるために考えなければならない重要なポイントです。

働く人にとって快適なオフィス空間を提供することは、企業に求められることのひとつです。

スケジュールを立てて、計画的にスムーズで効率的なオフィスの移転を行いましょう。

近年ではオフィスを経費ではなく、投資と考える企業が増えてきています。

オフィス移転を通じて、働き方を見直したり、課題解決のきっかけにしたり、オフィス移転にはさまざまなメリットがあります。

オフィス移転の方針を決定し、移転のメリットを最大限に活かしましょう。

移転方針の策定では、以下の内容を考慮しましょう。

　○移転目的の明確化

　　　移転の目的を明確にしておくことで、さまざまな事項を決定していくうえで重要な指標になります。

　○新オフィスのコンセプトの決定

　　　オフィスに求める役割や果たす機能を明らかにし、新オフィスのコンセプトを決めましょう。

　○現状の課題の洗い出し

　　　今オフィスにおいて課題となっていることを洗い出しましょう。

　○新オフィスで改善したい項目

　　　　現状の課題の洗い出しによって明らかになった課題の中から改善すべき内容をまとめます。

オフィス移転を決めてから実際に移転を行うまで、長い期間がかかります。

移転完了までの作業をスムーズに行うためには、事前の計画が大切になってきます。

以下の内容を踏まえて、移転計画を立案しましょう。

　○新オフィスでの業務開始予定日の決定

　　　新オフィスで業務を開始する日程を決めましょう。　

　○移転スケジュールの作成

　　　新オフィスでの業務開始時期から逆算して、スケジュールを作成します。

　○物件の選定条件

　　　移転先物件を選定する際の必要面積や立地条件などの条件の洗い出しを行い、まとめましょう。

　○移転にかかる費用・予算の確認

　　　物件に関わる費用・オフィス構築の費用・原状回復工事費など、移転に関わる全体の予算を把握しましょう。

各担当者を選出し、移転プロジェクトチームを編成し、移転に関しての体制づくりを行います。

移転には多くの業務がともない、関連する部署も多くなります。

各部署・部門から最低1人は参加できるようにすると、各部署・部門の負担軽減にもつながります。

また、移転に関する作業をスムーズに行えるようになります。

オフィス移転に対して、社員の理解を得て協力してもらえるようにするためには、社員に対して十分に説明することが求められます。

役割分担をしっかりと行い、各担当者が各部門の人たちとの調整を図る役割を担うことが、円滑なオフィス移転を行うポイントです。

移転先の物件の選定を行います。

移転計画で決めた「物件の選定条件」にもとづいて、物件探しを行い、比較・検討します。

内見の際には、実際の駅からの距離や周辺の環境、新オフィスのコンセプトやオフィス移転の目的が達成できるかなど、さまざまな面を考慮し検討しましょう。

オフィス移転の目的や新オフィスのコンセプトに沿って、オフィスに求める役割をきちんと果たせる物件を探しましょう。

移転計画と実施の進捗状況が管理できるように、基本となる工程表を作成し、工程の概要・期日・担当を明確にします。

スケジュールは、移転先オフィスの内装工事や新規家具・備品の搬入作業、移転物量などを考慮して計画する必要があります。

スケジュール計画作成のポイントは以下です。

　○移転範囲・移転人数・移転物量を把握する。

　○移転に必要な日数、各種工事、家具什器のレイアウト完了、情報システムの稼働などに必要な日数を確認する。

　○移転日、発注期限など厳守すべき期間・期日を明確にする。

　○各期日よりさかのぼって、作業に必要な期間を設定する。

新オフィスのプランニングを行います。

オフィスのコンセプトをもとに内装デザインの決定・レイアウトの作成を行います。

オフィスのプランニングは移転の目的が果たせる快適なオフィス空間をつくることが重要です。

実際に使用する社員からの意見や要望をヒアリングし、内容に盛り込むことも有効です。

ただし、すべての意見や要望を満たすことはできませんので、移転の目的に沿った優先順位を事前に明確にしておくことが必要になります。

また、移転先レイアウトを作成するにあたり、オフィスレイアウトの基本的な知識を身につけておくことも大切です。

【関連記事】オフィスレイアウトの基本

オフィスのプランニングはオフィスの効率を左右するとても重要な要素になりますので、プロの業者に依頼するのがおすすめです。

入居計画とは、人とモノがいつどのように移転するかを計画することです。

移転に関連する工事業者や移転作業を委託する業者との打ち合わせにより、詳細のスケジュールを決定します。

各担当者の役割分担を明確にし、作業のヌケ・モレがないように事前の確認が必要です。

部門単位の移動物量や順序、エレベーター使用のタイムスケジュールなどの調整も考慮する必要があります。

入居計画に必要な項目は以下です。

　○入居人数・デスク数・レイアウトの確認と座席表の作成

　○移転先（階層・フロア内の場所）の確認

　○新規購入物、再利用物、廃棄処分物、他への流用物などの仕分け

　○部門単位の移動物量と必要日数の確認

　○移転順序の決定

　○搬入経路計画・エレベーター等機器の使用計画

移転物品の梱包やラベリング等、移転に向けて荷物の整理を行います。

社員に対し梱包方法やラベリングなど、移転準備の手順や期日を通達し、円滑な移転ができるよう促します。

物品の行先指示図、搬出入タイムスケジュールなどを作成し、実施要領・移転当日の各担当者の作業分担等の確認を徹底しましょう。

作業分担については、担当者ごとのタイムテーブル、担当者相互間の連携チャートやチェックリストを作成するなどし、十分な連携を図る必要があります。

また、新オフィスでスムーズに業務を開始できるよう運用マニュアルを作成し、事前に社員に周知するなどの工夫をすると良いです。

運用マニュアルは、新オフィスでの業務や生活に関する情報を整理し、意図通りにオフィスが使用されるために、設計コンセプトや各スペースの場所・機能、入退館の要領、情報ネットワークやICT活用、問い合わせ先などをとりまとめておくと良いです。

ホームページや会社案内・名刺等の印刷物の住所・電話番号の変更、移転挨拶状の作成を行い、取引先への移転通知の時期などは事前に関係部門と十分な調整を行い、来訪者や取引先との混乱を招かないよう対応することが必要です。

実際に移転を行います。

スケジュールにもとづき、各担当者に対し役割分担と作業進捗状況の確認を徹底させ、円滑かつ迅速な移転が行われるよう管理することが大切です。

当日は業者も入り、バタバタする事が多いので、事前の確認をしっかりと行っておくことがスムーズな作業につながります。

また、何か変更が生じた場合には、関係者との調整を迅速に行い対処する必要があります。

移転後には、関係官庁への届出が必要になります。

期限があるものもありますので、事前に確認をしておきましょう。

届出が必要なものは多岐にわたります。チェックリストを活用し、モレがないように対応しましょう。

□　移転目的の確認

□　移転要件のとりまとめ

□　社員へのアンケートの実施

□　現オフィスの解約予告時期の確認

□　原状回復工事条件の確認

□　業務開始日の決定

□　おおよその費用と予算の確認

□　プロジェクトチームの編成

□　各種業者の選定

□　役割の割り振り

□　社内への通達

□　各業者の選定

□　建物・ビルのグレードや耐震性

□　周辺環境などの立地条件

□　駅からの距離

□　取引先などへの交通の便

□　入居時期の決定

□　オフィス面積・コスト・設備などの確認

□　おおよその費用と予算の確認

□　移転スケジュールの立案

□　内装工事や家具・什器の納品期間の確認

□　契約手続き期間の確認

□　物件選定期間の設定

□　各業者への発注時期の確認

□　必要スペースの確認

□　ゾーニングの検討

□　収納量の確認・必要什器の決定

□　オフィスデザインの確認

□　照明・電気・空調・消防設備等の設備計画

□　OA機器の選定

□　オフィス家具・什器の選定

□　移動物量の把握

□　移転場所の確認

□　ネットワークなどのインフラ環境の確認

□　搬入経路の確認

□　エレベーター使用状況の把握

□　移転物品・廃棄物品の選定・仕分け

□　各工事・作業の日程調整

□　作業の割り当て

□　OA機器等の移設依頼

□　電話・ネットワーク等のインフラ移転依頼

□　新オフィスの鍵の受け渡し

□　金融機関

□　関係官庁への届出

□　加入団体等

□　所轄消防署への届出

□　定期的に支払義務のある先

□　消耗品などの購入先

□　挨拶状

□　名刺

□　封筒

□　会社案内・パンフレット等

□　帳票類

□　社判・ゴム印等

□　社員証

オフィスの移転には、多くの時間と労力がかかります。

スムーズで効率的なオフィス移転を行うためには、しっかりとした事前の計画とモレのないタスク管理が重要です。

また、オフィス移転を成功させるには従業員の協力が不可欠です。

オフィスを移転する目的をしっかりと説明し、従業員の協力を得ることでスムーズな移転作業につながります。

さらに新しいオフィスが働く人にとって快適なオフィス空間であることは、オフィス移転の成功のカギといっても良いでしょう。

新しいオフィスのコンセプトや実現したい働き方に合ったオフィス環境を整えることで、快適なオフィス空間を目指しましょう。

下記より、各資料をダウンロードできます。

LINOFFULLでは、快適なオフィスづくりのお手伝いをしております。

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