小規模企業の効率良いオフィスレイアウトとは｜株式会社LINOFFULL｜東京都練馬区

小規模企業における効率の良いオフィスとはどんなオフィスなのでしょうか。

小規模企業での効率の良いオフィスレイアウトをつくるには、効率の良いオフィスとはどんなオフィスなのか、オフィスに必要なスペースとオフィスを構成するスペースにはどんなものがあるかを知り、自社に必要なスペースを検討することから始まります。

効率の良いオフィスレイアウトの設計を行うことで、快適な理想のオフィス空間をつくりましょう。

小規模企業における効率の良いオフィスの要件はどんなものでしょうか。

効率良く仕事を行うためには、オフィスの環境はとても重要です。

テレワークの導入が推進される中で、オフィスに求められる役割や機能は多く変わってきています。

執務はもちろん休憩や業務に関わる学びの場など、オフィスには従業員の業務効率を上げるためのさまざまな役割があります。

どんなスペースが必要かは、企業の業種や業態、働き方によって変わってきます。

小規模企業では使用できるスペースが限られていることが多いため、無駄なスペースを作らず、効率の良いオフィスレイアウトの設計を行うことが必要です。

自社に必要なスペースがきちんと確保できているかを見直し、業務効率アップにつながる働きやすい快適な理想のオフィス空間づくりを行いましょう。

効率の良いオフィスを実現するためには、執務スペースのデスクレイアウトはとても重要になります。

業種や職種によって、また部署や部門によって、固定席が良いのか、フリーアドレスが良いのか、どちらも取り入れた混合型が良いのか、などを検討する必要があります。

デスクのレイアウトを考える際には、オフィスレイアウトの基本を知ったうえで検討しましょう。

オフィスの環境は業務の効率に大きく関わります。快適な環境を整えることで、従業員が働きやすいオフィス空間をつくることができます。

オフィスを構成するスペースには、執務スペース・会議スペース・リフレッシュスペース・マグネットスペースなどがあります。

自社に必要なスペースは何かを考えましょう。

執務スペースは、多くの従業員が1日のほとんどの時間を過ごす場所です。

効率の良いオフィスレイアウトの設計を行い、快適な理想のオフィス空間をつくるためには、執務スペースの整備は必須です。

フリーアドレス制を採用している場合、1人あたりのデスクサイズは小さくなる傾向があります。

またフリーアドレス導入に伴い、ペーパーレス化を進める必要もあります。ペーパーレス化を進めることで紙書類が減り、キャビネットが不要になり、無駄なスペース削減と新たなスペースを生み出すことにもつながります。

テレワーク導入の推進に伴い、Web会議やオンライン商談用の個人ブースの導入も進んでいます。

上下昇降デスクの採用率は約1割となっており、働く環境への配慮が健康経営の観点からも意識が高まっている傾向にあるようです。

自社の働き方に合ったオフィス家具の選定と配置をすることが必要です。

会議にはさまざまな目的の会議があります。

自社で行うことが多い会議の目的に合わせて、会議スペースのオフィス家具・什器の種類を選択する必要があります。

会議の種類：報告会議・意志決定会議・問題発見解決会議・アイデア出し会議・コーチング会議　など

会議スペースのタイプ：大型テーブルタイプ・可動テーブルタイプ・フレキシブルタイプ　など

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リフレッシュスペースには、業務の間の休憩やリフレッシュしたり、従業員同士のコミュニケーションを活発にしたりするなど、さまざまな役割があります。リフレッシュスペースの設置率は、年々増加傾向にあり全体の8割程度になってきています。

近年では「健康経営」という考え方が広まってきており、従業員の健康に配慮する企業も増えてきていることもリフレッシュスペース設置の要因となっているようです。

マグネットスペースとは、磁石に引き寄せられるように、自然と人が集まるスペースのことです。

マグネットスペースを設置するメリットとして、部署や部門を超えた従業員同士の偶発的なコミュニケーションや雑談の発生などがあります。

特にフリーアドレス制を採用している企業では、マグネットスペースを意図的に設ける傾向にあります。

マグネットスペースは、テーブルやチェア・ホワイトボードを設置するだけなど、簡単に作ることもできます。

またマグネットスペースとしてカフェスペースを設けることで、よりリラックスした状態でのコミュニケーション発生が期待できたり、コピースペースを活用したり、資料・展示スペースなどを併設し、自社のノウハウや情報を発信するスペースとしても活用することができます。

効率の良いオフィスレイアウトをつくるためには、計画を立てて実行し、効果測定を行って改善していくPDCAの考えが必要です。

どのような意図をもって各スペースを設置するのか、そのスペースがどんな役割を果たし、どのような効果を期待するのかを明確にして、PDCAを実行していくことが大切です。

自社に必要なスペースの洗い出しを行います。

必要なスペースは企業の業種・業態・職種などによって変わってきますので、従業員へのヒアリングなども行いながら、自社にはどんなスペースが必要かを決定しましょう。

必要なスペースが決まったら、それぞれのスペースに優先順位をつけておきましょう。オフィスの広さには限りがありますので、どのスペースの設置の優先度が高いのかをはっきりとしておく必要があります。

必要なスペースがどのくらいの広さが必要かを割り出しましょう。

執務スペースは固定席〇席・フリー席〇席などの必要な席数、会議スペースは〇名利用×〇室分などの使用人数、エントランスの有無、リフレッシュスペース・マグネットスペースは利用人数などから、各スペースの広さを算出しましょう。

テレワークや在宅勤務などでフリーアドレス制を採用する場合は、出社率や在席率設定し、それぞれの席数を算出します。

また会議室は使用用途や設置する家具什器の種類によっても必要な広さは変わってくるため、その点も考慮する必要があります。

エントランスを起点に、執務室・応接室・会議室など、各スペースへのアクセスをもとに動線計画を立てて、ゾーニングを行います。

特に来客時に使用する応接室や会議室は、エントランスからのアクセスが良い場所に設置する必要があります。

ゾーニングを考える際には、部外者が重要スペースにアクセスできないようにするなどセキュリティ面も考慮しなければなりません。

セキュリティ面から外部の人が執務スペースを通るような動線は避けるのが良いでしょう。

また音の問題も考慮する必要があります。例えば、コミュニケーションを活性化させるマグネットスペースと、集中ブースなどの静かな環境が必要なスペースとを離して配置することも考えなければなりません。

オフィス家具にはさまざまなメーカーや種類があります。

選定するオフィス家具の種類によって使い勝手が変わってきますので、各スペースの使用目的に合ったオフィス家具・什器の選定が必要になります。

特にデスクやチェアなど使用頻度や使用時間が長いものは、しっかりとした検討が必要です。

また、会議室ではその用途に合ったオフィス家具を選定することが、会議の質にも関わってきます。

実際に使用する従業員に対して、各スペースがどのような目的で、どのような役割・機能を期待して設置されているか、どのように使用してほしいかを周知しましょう。

特に、リフレッシュスペースやマグネットスペースなどのコミュニケーションを活発にするために設置するスペースに対しては、しっかりと説明し周知することが必要です。

雑談がはばかられるような環境ではコミュニケーションの活発化にはつながりません。雑談して良いという雰囲気づくりも大切です。

せっかくスペースを設置しても、使われないのでは意味がありません。

効果的に使用してもらえるように、各スペースの役割を従業員に周知することは、効率の良いオフィスレイアウトをつくるうえでもとても重要になります。

小規模企業でのオフィスレイアウトの設計においては、限られたスペースを有効に活用することが必要です。

オフィスレイアウトのポイントをおさえて、快適な理想のオフィス空間づくりに活かしましょう。

まずは自社が表現したいオフィスのコンセプトをしっかりと決めましょう。

コンセプトが決まっていないと、まとまりがなく統一感のないオフィス空間になってしまいます。

また小規模企業のオフィスではスペースに限りがあり、何を優先するかを決める必要があるため、コンセプトは重要になってきます。

まずは「どんなオフィスにしたいか」を明確にすることが大切です。またそのコンセプトは社内で共有し、全員が理解しているようにしましょう。

小規模企業といっても、働き方はさまざま。従業員が働きやすいオフィス空間をつくることが何よりも大切です。

自社の従業員の働き方を考え、その働き方に合ったオフィスレイアウトの設計を行いましょう。

例えば「営業は外回りが多く、日中は事務職のみ」であれば、「フリーアドレス＋固定席の混合型を取り入れ、個人ブースを用意し集中できる環境も整える」など。

自社の従業員が使いやすいデスクの配置やゾーニング、働きやすいオフィス環境を考えることが必須です。

小規模企業でのオフィスレイアウトでは、限られたスペースを有効に使う必要があります。

あまり詰め込みすぎるとゴチャゴチャとした印象になってしまいます。

背の高い家具をあまり使用しない、天井までの間仕切りを設置しない、収納家具を工夫して間仕切りとして活用する、などオフィス全体が狭く圧迫感を感じないようなレイアウトの工夫が必要です。

小規模企業において効率の良いオフィスレイアウトを考えることは、快適なオフィス空間をつくるうえで重要なポイントです。

自社のオフィスコンセプトを決めて、働き方に合ったスペースは何かを考え、自社に適した効率の良いオフィスレイアウトを設計することで、業務効率をアップし従業員が働きやすい快適なオフィスを目指しましょう。

LINOFFULLでは、快適なオフィスづくりのお手伝いをしております。

オフィスのことなら何でもご相談ください。